廣州珠江特種紙公司實施K/3 ERP側記
本期應用故事所采寫的對象是廣州珠江特種紙有限公司（以下簡稱特種紙），在很多業(yè)內人士眼里，也許其信息化建設非常平凡，確實，相比本報的前幾個故事而言，特種紙的信息化沒有曲折多變的經歷，沒有大的投入，沒有高端的系統(tǒng)，目前也沒有從根本上將企業(yè)全面e化。但是，它今天的經歷可能就是眾多理性的中小企業(yè)明天要走的路--雖然不快，但很平坦。
不是講述一個傳奇，而是解析一個縮影。在這個處處已經習慣標新立異的時代，也許平淡的故事更耐人尋味。
倉促的開端
如果去年重組了廣州虎頭電池工貿有限公司旗下的兩條造紙生產線，也許特種紙全面的信息化建設到現(xiàn)在還沒有開始。據介紹，特種紙原來只有員工100多人，一條生產線，去年8月公司進行重組后，員工人數(shù)一下猛增到230多人，生產線也擴展到了三條。
隨著企業(yè)規(guī)模的擴大和流程的復雜，原有的管理模式漸漸顯出了落后的一面，管理手段落后，信息不暢通，管理業(yè)務流程不順暢，眾多的信息不能及時處理，由于部門之間數(shù)據交流的問題造成的數(shù)據不一致，給企業(yè)帶來了諸多的問題。面對業(yè)務數(shù)據信息的需求和處理手段落后之間的矛盾，特種紙急需找到新的方式來提高自己的管理水平，很自然地，ERP的需求浮出水面。
事情的開端總是令人難以忘記，特種紙副總經理林穗清對去年開始采用管理軟件的一些細節(jié)記憶猶新，"當時決定實施信息時，留給自己的時間并不多，八月份企業(yè)重組，九月份就進行規(guī)劃，決定運行金蝶K/3 ERP。"
特種紙最終選用K/3，其實也有一段幕后故事。早在1995年，公司就開始使用智能產品，這應當是其信息化建設的最早雛形，但產品缺陷很多，考慮到財務是企業(yè)的核心，1998年，公司選擇了當時在市場上還是以財務軟件形象出現(xiàn)的金蝶作為合作伙伴，采用其通用6.2財務軟件。產品在特種紙的成功使用，使得公司與金蝶建立了比較好的合作關系。2000年，公司由林穗清掛帥成立了一個專門的工作小組來負責企業(yè)的信息化工作，在選用全面的管理軟件時，包括用友在內，當時國內幾個ERP廠商的產品都在特種紙的考慮之中（因為價格、人才和本地化等因素，公司一直都不準備采用國外產品），按企業(yè)的評估標準，各產品在系統(tǒng)的完整性、流程設計、處理功能和二次開發(fā)空間相差無幾，此時，有了雙方以前比較默契的合作基礎，金蝶的品牌美譽度和市場張力得到充分體現(xiàn)，K/3終于笑到了最后。
誰適應了誰？
經過三個月的試運行后，2001年的第一天，特種紙取消了原有的手工業(yè)務處理方式，先在采購、銷售和倉存等模塊運行K/3系統(tǒng)。去年6月財務系統(tǒng)結束初始化后，K/3和6.2財務系統(tǒng)同時運行，據悉，由于K/3一體化的處理比6.2系統(tǒng)在核算的準確性、時效性及系統(tǒng)功能方面都有著明顯的優(yōu)勢，今年1月1日，6.2版本財務系統(tǒng)壽終正寢，K/3在財務部門也開始全面運行。
從手工到電算化，從主觀到客觀，工作流程的改變使得企業(yè)原有的問題逐漸暴露出來，K/3在特種紙的運行也并非一帆風順。實施信息化后，管理系統(tǒng)從部門擴展到全局，這必然要改變員工原有的觀念；同時在客觀上，員工的素質不高是企業(yè)信息化建設中的另一道難題。"轉制先轉腦，管事先管人"，下決心要上ERP系統(tǒng)的企業(yè)一把手在這時挺身而出，以內部組織培訓的形式來為員工洗腦，加強他們的使用水平。
經過培訓后，信息化的意識有了，員工的素質提高了，并沒有多少信息化經驗的特種紙在ERP的定位上又遇到了新問題：新系統(tǒng)與舊管理誰占主動，誰來適應誰？林穗清表示公司最初的意愿是以K/3去適應自己原有的管理，但隨著舊管理一些客觀滯后的問題被毫無保留地反映出來，這種模式根本行不通。在這種情況下，公司決定把在管理上只要與K/3有沖突的地方都必須調整。"關于怎么樣才能更好地實施K/3，各部門都立下了責任狀，在最為重視的財務系統(tǒng)，公司甚至針對K/3專門制定了管理制度以實行考核。"
ERP不是工具，而是管理思想的體現(xiàn)，當它比企業(yè)自有的管理理念先進時，否定原有的管理模式必然會帶來陣痛，但痛過之后真正受益的還是企業(yè)的管理。特種紙在信息化過程深深地體會到了這一點。
成效是再投入的理由
特鐘紙的年銷售值將近1億元，但到目前為止，公司在信息化方面的投入只有200萬元左右，其中硬件還占了大部分。雖然前期投入不多，但信息化后管理水平的提升和理念的改變使特種紙已經決定加大對信息化的投入。
"沒有信息化，公司在重組后的磨合和發(fā)展不會這么順利。"林穗清的感受非常深，他表示目前整個系統(tǒng)已經調整過兩次，現(xiàn)在公司在ERP的運行上基本沒問題，但有許多功能尚待進一步挖掘，一些模塊的開發(fā)需要加強，要爭取最大限度地發(fā)揮出系統(tǒng)的潛能。據悉，在系統(tǒng)成熟以后，特種紙將會與金蝶合作加強二次開發(fā)。
即使是小的投入，也得到了不少的回報。來財務系統(tǒng)來說，特種紙的財務部門在重組之前有五名員工，其記賬憑證每個月有400多張，重組后更是高達1000多張，如果用手工處理，一方面是效率低，另一方面準確性也難以得到保證。上了ERP系統(tǒng)后，不僅業(yè)務流程順暢，并且員工只需四個人即可；再以庫存管理為例，以前公司要了解庫存情況，倉庫都要編一個庫存表，這種數(shù)據表一般每天10點鐘以后才能送到部門手中，但現(xiàn)在各部門只要打開電腦，點擊鼠標就可以知道。結合自己的工作體會，林穗清表示公司目前的信息渠道比較暢通，內部信息的交流更多了，領導可以實時了解公司的財務、銷售和庫存的狀況，"更為重要的是，系統(tǒng)實施后不僅使公司的管理水平得以提升，而且管理理念也得到轉變，企業(yè)管理流程更加規(guī)范和透明化。"
特種紙的信息化建設體現(xiàn)了穩(wěn)打穩(wěn)扎的風格，非常務實。從一些重要的環(huán)節(jié)為突破口，公司的信息化實行以點帶面的策略，記者獲悉，特種紙當前正準備在生產環(huán)節(jié)上運行K/3。"造紙行業(yè)的生產是個比較特殊的部門，其中的細節(jié)非常復雜，流程變化后，雙方在這方面還需要進一步的磨合。"推進信息化，特種紙沒有忘記與自身的實際情況相結合。
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