一個(gè)ERP系統(tǒng)是不是和預(yù)期的目標(biāo)一致，能不能讓企業(yè)認(rèn)可，就要看系統(tǒng)驗(yàn)收是不是能交一份滿意的“考卷”。本文介紹了ERP系統(tǒng)驗(yàn)收的實(shí)際意義及其要點(diǎn)�！　�

　　一、制造業(yè)企業(yè)信息化系統(tǒng)的現(xiàn)狀

　　我國(guó)制造業(yè)雖然近幾年在信息化方面有了很大的提高，但同發(fā)達(dá)國(guó)家相比仍然有很大的差距。我國(guó)大中型企業(yè)在信息化方面落后于世界知名大型跨國(guó)公司，這在一定程度上成為制約國(guó)企發(fā)展成為大型跨國(guó)公司的重要原因之一。我國(guó)大型企業(yè)的信息化程度在整體上是不容樂(lè)觀的，只有百分之九的企業(yè)基本上實(shí)現(xiàn)了信息化管理，僅有4.9%的企業(yè)基本上實(shí)現(xiàn)了信息共享，只有1%的企業(yè)基本實(shí)現(xiàn)了電子商務(wù)，18%的企業(yè)擁有自己的內(nèi)部網(wǎng)，還有46%的企業(yè)正在通過(guò)相對(duì)落后的撥號(hào)方式接入互聯(lián)網(wǎng)。中小企業(yè)的信息化程度與大型企業(yè)相比更低。

　　造成我國(guó)企業(yè)信息化滯后的原因在于中國(guó)企業(yè)信息技術(shù)的總體應(yīng)用水平較低；對(duì)于信息化的投入力度較小，中國(guó)企業(yè)累計(jì)在信息化上的投入只占總投入的0.22%;企業(yè)缺乏綜合型人才，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)以及支撐配套環(huán)境尚未形成，都是造成我國(guó)企業(yè)信息化建設(shè)落后的重要原因。在當(dāng)前激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境性，制造業(yè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化已經(jīng)是企業(yè)生存和發(fā)展的必然趨勢(shì)。雖然規(guī)模大小、業(yè)務(wù)繁簡(jiǎn)不一，制造業(yè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化的方法和途徑各有差異，但一般都要經(jīng)過(guò)以下幾個(gè)發(fā)展階段：?jiǎn)温毮軇e的交易處理階段、職能間的交易整合與協(xié)調(diào)階段（例如單據(jù)的自動(dòng)生成和轉(zhuǎn)換等）、全職能規(guī)劃與協(xié)調(diào)階段（MRP用于規(guī)劃，數(shù)據(jù)可靠度上升）、全面管理與決策支持階段（客戶需求管理、MPS規(guī)劃等）以及全面電子化階段。

　　目前，我國(guó)企業(yè)信息化的水平還很低，大部分處于信息化的第一、二階段，這種現(xiàn)狀已嚴(yán)重影響了企業(yè)管理水平的提高和企業(yè)的發(fā)展，在相當(dāng)程度上影響了企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的快速反應(yīng)能力、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率、國(guó)際經(jīng)濟(jì)技術(shù)交流與合作能力以及創(chuàng)新能力，阻礙了企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的提高。

　　二、系統(tǒng)驗(yàn)收是整個(gè)ERP實(shí)施階段的尾聲

　　一個(gè)ERP系統(tǒng)是不是和預(yù)期的目標(biāo)一致，能不能讓企業(yè)認(rèn)可，就要看系統(tǒng)驗(yàn)收是不是能交一份滿意的“考卷”。

　　2.1方法的多樣性

　　系統(tǒng)驗(yàn)收的內(nèi)容和方法是ERP實(shí)施中最大、差異性最為明顯的一個(gè)問(wèn)題，因?yàn)閷?duì)于不同的行業(yè)來(lái)說(shuō)，ERP實(shí)施的重點(diǎn)不一樣，這必然導(dǎo)致系統(tǒng)驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)與方法不一樣。比如對(duì)奶制品行業(yè)來(lái)說(shuō)，實(shí)施ERP最為注重的是整個(gè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和高效，這樣才能保證牛奶等原料的新鮮和庫(kù)存最小化，從而提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。而對(duì)于一些傳統(tǒng)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于舊有的數(shù)據(jù)基本上規(guī)范化程度很低，所以該類(lèi)企業(yè)實(shí)施ERP最注重的就是數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化自然也就成為了驗(yàn)收的重點(diǎn)。

　　既然系統(tǒng)驗(yàn)收如此多樣，難道就只能依據(jù)“車(chē)到山前必有路”來(lái)進(jìn)行？難道就沒(méi)有通用性的準(zhǔn)則？答案是否定的。

　　2.2把握關(guān)鍵問(wèn)題

　　雖然系統(tǒng)驗(yàn)收表現(xiàn)出多樣性，這給ERP軟件提高商和企業(yè)帶來(lái)了一定困難，但是在系統(tǒng)驗(yàn)收中，只要抓住了關(guān)鍵問(wèn)題和驗(yàn)收的核心，要把好這一關(guān)還是不難的。

　　讓我們通過(guò)在國(guó)際國(guó)內(nèi)都享有盛名的某集團(tuán)實(shí)施ERP的親身感受來(lái)觀察一下系統(tǒng)驗(yàn)收的關(guān)鍵所在。

　　該集團(tuán)的ERP實(shí)施按照需求調(diào)研、方案設(shè)計(jì)與確認(rèn)、實(shí)施計(jì)劃設(shè)計(jì)與確認(rèn)、系統(tǒng)實(shí)施與系統(tǒng)驗(yàn)收四個(gè)大階段來(lái)進(jìn)行，這里我們著重看系統(tǒng)驗(yàn)收階段。因?yàn)榧瘓F(tuán)選用的ERP軟件是U8系列，主要由財(cái)務(wù)系統(tǒng)、銷(xiāo)售管理系統(tǒng)、庫(kù)存管理系統(tǒng)和存貨核算系統(tǒng)等構(gòu)成。這幾個(gè)模塊對(duì)應(yīng)著集團(tuán)內(nèi)部的財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部、儲(chǔ)運(yùn)部和管理部，因此，驗(yàn)收小組決定，驗(yàn)收目標(biāo)就按照部門(mén)來(lái)進(jìn)行。事實(shí)上，這種方式可以用在大部分的企業(yè)中。

　　根據(jù)最初的需求調(diào)研，軟件公司（以下間稱U公司）和集團(tuán)共同確定了后期的實(shí)施驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：雙方確認(rèn)流程實(shí)施無(wú)異常；系統(tǒng)在試運(yùn)行階段無(wú)重大異常；單據(jù)能夠正常生成憑證；結(jié)帳后能正常取得報(bào)表；部門(mén)之間的數(shù)據(jù)交互無(wú)異常，即做到信息化和編碼規(guī)范化。這里要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)就是需求調(diào)研的重要性，實(shí)際上U公司花了大量的時(shí)間和人力來(lái)做這項(xiàng)工作，這就為制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的具體細(xì)節(jié)奠定了扎實(shí)基礎(chǔ)。

　　在驗(yàn)收階段，應(yīng)該確定以下內(nèi)容：驗(yàn)收人員、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收內(nèi)容和驗(yàn)收流程。集團(tuán)的ERP驗(yàn)收中，驗(yàn)收人員就是實(shí)施項(xiàng)目小組、相關(guān)操作人員、各業(yè)務(wù)部門(mén)及IT部門(mén)主管；驗(yàn)收時(shí)間只有短短的三天，這是因?yàn)閁公司把其ERP實(shí)施能力充分地發(fā)揮出來(lái)了，因此驗(yàn)收過(guò)程順利，時(shí)間較短；驗(yàn)收內(nèi)容包括系統(tǒng)運(yùn)行情況、業(yè)務(wù)處理情況、各種單據(jù)及報(bào)表出具情況，其內(nèi)容依據(jù)就是驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)節(jié)條款；驗(yàn)收流程是根據(jù)前面各個(gè)階段的工作制定出來(lái)的，屬于關(guān)鍵部分。驗(yàn)收流程如下：首先是驗(yàn)收部門(mén)的次序，即業(yè)務(wù)部（負(fù)責(zé)銷(xiāo)售）——儲(chǔ)運(yùn)部——財(cái)務(wù)部——管理部；然后由相應(yīng)部門(mén)各個(gè)操作員根據(jù)流程處理的適應(yīng)能力、穩(wěn)定性、容錯(cuò)能力；接著通過(guò)出具各種帳簿、日?qǐng)?bào)表檢查系統(tǒng)信息的完整性、信息傳遞的穩(wěn)定性，以及檢查系統(tǒng)查詢、打印機(jī)接口是否符合要求；同時(shí)通過(guò)出具月報(bào)表來(lái)檢查系統(tǒng)處理大量數(shù)據(jù)的能力；通過(guò)其他異常情況處理（如停電），檢查系統(tǒng)（包括硬件、操作系統(tǒng)及U8軟件系統(tǒng)）在異常情況下的表現(xiàn)；最后召集驗(yàn)收人員開(kāi)會(huì)，由操作人員和業(yè)務(wù)主管匯報(bào)系統(tǒng)運(yùn)行情況，總結(jié)實(shí)施及運(yùn)行過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)和出現(xiàn)的問(wèn)題，總結(jié)系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)、仍需解決的問(wèn)題及系統(tǒng)運(yùn)行應(yīng)注意避免的問(wèn)題。最后集團(tuán)和U軟件公司雙方確認(rèn)驗(yàn)收，實(shí)施達(dá)到了以下的預(yù)期的效果：脫離手工記帳；減輕了財(cái)務(wù)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，將重點(diǎn)轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)分析上來(lái)；實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享和信息的集成，全公司各部門(mén)可以根據(jù)管理需要和相應(yīng)的權(quán)限及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)以及管理信息，有效地促進(jìn)了業(yè)務(wù)的發(fā)展；利用集成的信息加強(qiáng)客戶應(yīng)收款的管理、提高資金周轉(zhuǎn)效率；通過(guò)使用軟件及整合的業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)了企業(yè)信息的電子化和共享，減輕了工作量，從而提高了企業(yè)運(yùn)作效率和管理水平，提供出準(zhǔn)確、及時(shí)的報(bào)表，為企業(yè)決策者提供了決策依據(jù)。

　　三、應(yīng)注意的地方

　　要提醒的是，在驗(yàn)收后，企業(yè)的相關(guān)管理人員和操作員應(yīng)該及時(shí)更改所有ERP項(xiàng)目涉及的默認(rèn)口令帳號(hào)，取消為了便于系統(tǒng)測(cè)試而建立的臨時(shí)帳號(hào)。另外，在驗(yàn)收過(guò)程中，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的制定非常重要。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告正是對(duì)ERP系統(tǒng)所做的最終測(cè)試報(bào)告，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的完成也宣告系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的工作順利完成。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告還為ERP的后繼實(shí)施提供了基礎(chǔ)資料。最后，“一把手工程”也同樣應(yīng)該體現(xiàn)到系統(tǒng)驗(yàn)收之中，比如一把手應(yīng)該保證資金到位，提供必要的工作條件，一把手還應(yīng)該親自參加項(xiàng)目驗(yàn)收并獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目實(shí)施的有功人員。